Asisten virtual sedang menjadi salah satu pekerjaan yang diminati saat ini berkat pertumbuhan bisnis online yang pesat. Pemilik dan manajer bisnis menyadari bahwa mereka tidak perlu memiliki staf di lokasi tertentu atau memasukkan dalam daftar gaji untuk menyelesaikan tugas-tugas, sehingga mereka mencari bantuan dari asisten virtual. Dengan begitu, hal ini akan membuka peluang untuk bekerja dari rumah atau di lokasi lain sesuai pilihan, dan dapat menjadi pilihan yang tepat untuk perusahaan di seluruh dunia.
Tentunya, saat ini ada banyak sekali orang yang ingin mengetahui bagaimana cara menjadi virtual assistant. Pasalnya, sebagai seorang asisten virtual, kita akan memberikan dukungan administratif melalui alat online yang digunakan oleh perusahaan. Dalam banyak kasus, tugas-tugas ini adalah tugas yang pada umumnya telah kita ketahui tahu cara melakukannya dan menggunakan program yang digunakan saat ini. Tidak diperlukan gelar lanjutan atau pengalaman yang banyak (jika ada) untuk menjadi asisten virtual.
Peran Asisten Virtual
Langkah awal dalam memahami bagaimana menjadi asisten virtual adalah dengan mengetahui peran yang sesuai dengan kamu. Sebagai asisten virtual, yang juga dikenal sebagai VA, pada umumnya serupa dengan seorang wirausahawan yang melakukan tugas-tugas administratif, teknis, dan terkadang penjualan atau pemasaran untuk bisnis. Bagian "virtual" berarti bahwa semua tugas dapat dilakukan secara online, memungkinkan kamu bekerja dari mana saja selama ini kita punya koneksi internet yang stabil.
Secara umum, VA memberikan dukungan kepada pemimpin bisnis, seperti mengatur jadwal harian, menanggapi email, mengumpulkan informasi tentang target penjualan, atau bahkan tugas-tugas seperti memesan pasokan untuk kantor fisik.
Beberapa asisten virtual juga terlibat dalam tugas-tugas teknis yang lebih mendalam. Ini bisa termasuk menjalankan program-program untuk mencari prospek bisnis, mengatur posting media sosial dan kampanye email, melacak metrik pemasaran, atau bahkan mengelola keuangan.
Keputusan mengenai jenis tugas yang akan dilakukan dan spesialisasi apa yang akan dipilih sepenuhnya tergantung pada personaliti kita, tetapi memiliki pemahaman tentang jenis tugas yang nyaman sebelum melamar pekerjaan sebagai asisten virtual adalah penting.
Layanan yang Umum Ditawarkan Virtual Assistant
Asisten virtual dapat diminta untuk melaksanakan berbagai tugas untuk klien mereka. Terkadang, kamu mungkin hanya akan mengerjakan beberapa tugas tertentu untuk pemilik atau manajer. Namun, dalam beberapa kasus, tak jarang juga akan berperan signifikan dalam operasi bisnis utama dan merasa seperti bagian dari tim. Menjadi asisten virtual memberikan seseorang fleksibilitas dan kesempatan untuk beroperasi dalam berbagai lingkungan, sehingga dapat fokus pada lingkungan yang paling dinikmati.
Berikut beberapa spesialisasi umum yang masuk dalam peran asisten virtual:
1. Tugas Administratif
Tugas ini meliputi pengelolaan kalender, menyortir email, menjawab panggilan telepon, dan tugas-tugas lain yang biasanya dilakukan oleh seorang asisten di kantor.
2. Manajemen Proyek
Beberapa VA dapat mengelola proyek untuk pemilik bisnis, termasuk menyelenggarakan pertemuan, memperbarui anggota tim, dan membuat laporan kemajuan proyek.
3. Keuangan
Dukungan keuangan, seperti memproses pembayaran, memeriksa pengeluaran, memeriksa gaji, dan membuat laporan anggaran rutin, penting bagi banyak bisnis kecil dan perusahaan yang menggunakan layanan VA.
4. Penagihan dan Faktur
Banyak perusahaan membutuhkan bantuan untuk menagih klien mereka. Sebagai VA, kamu mungkin akan menghasilkan faktur, memverifikasi faktur, mengirimkannya, dan membantu mengelola proses pembayaran.
5. Penelitian Konten
Seorang VA akan mempelajari tentang perusahaan, produknya, dan pelanggannya, lalu menghasilkan ide dan informasi terkait untuk tugas penelitian yang ditugaskan.
6. Penulisan Konten
Kadang-kadang VA akan ditugaskan menulis konten berdasarkan penelitian yang dilakukan. Ini bisa berupa posting blog, halaman web, atau konten lainnya.
7. Riset Pelanggan
Bisnis yang berkembang seringkali perlu memahami pelanggan mereka dengan lebih baik. Seorang VA harus dapat melakukan tugas terkait analisis data yang diberikan oleh alat penelitian perusahaan.
8. Dukungan Pelanggan
Seorang VA juga harus bisa menjawab pertanyaan umum pelanggan, mencari informasi pelanggan, dan memberikan bantuan secara umum adalah tugas yang sering dijalankan oleh asisten virtual.
9. Entri Data
Tugas entri data melibatkan mengatur dan memasukkan informasi ke dalam sistem. Artinya, VA harus bisa melakukan pencatatan umum atau analisis informasi yang diberikan.
10. Manajemen Pesanan E-niaga
Banyak perusahaan e-commerce memanfaatkan asisten virtual untuk membantu mengelola pesanan, melacak nomor pelacakan, dan mengelola stok.
11. Pemasaran Email
Seorang VA juga mungkin akan bertanggung jawab untuk mengirimkan dan mengelola email ke pelanggan atau mengelola kampanye pemasaran melalui email.
12. Manajemen Media Sosial
VA juga harus bisa memanajemen media sosial, termasuk memposting di platform media sosial, menjawab pertanyaan, dan memastikan konsistensi merek secara online.
13. Pemasaran Media Sosial
Bahkan, VA juga bisa berspesialisasi dalam strategi pemasaran di media sosial, menciptakan kampanye, mengelola anggaran iklan, dan melacak performanya.
14. Manajemen Situs Web
Tak hanya itu, VA juga sering diminta untuk melakukan pembaruan situs web, mengunggah konten, dan memastikan situs web tetap diperbarui.
15. Transkripsi
Pekerjaan akhir yang umum untuk VA adalah mendengarkan rekaman dan mengetik ulang apa yang diucapkan.
Cara Menjadi Virtual Assistant
Bagi kamu yang penasaran bagaimana sih cara menjadi virtual assistant, nah berikut ini adalah pembahasan secara lengkap bagaimana cara menjadi virtual assistant dan persiapan yang harus dilakukan.
Cara menjadi virtual assistant melibatkan beberapa langkah untuk membangun diri sebagai profesional dan menarik klien. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah tentang cara menjadi virtual assistant.
1. Evaluasi Diri
Identifikasi keterampilan, kekuatan, dan bidang keahlian. Pertimbangkan tugas apa yang dikuasai dan layanan apa yang dapat ditawarkan sebagai asisten virtual.
2. Pilih Niche
Tentukan jenis layanan yang ingin ditawarkan. Memilih untuk mengkhususkan diri pada niche tertentu dapat membantu dalam menonjol dan menargetkan audiens tertentu. Contoh niche termasuk manajemen media sosial, dukungan administratif, penulisan konten, desain grafis, dan lain sebagainya.
3. Pengembangan Keterampilan
Jika diperlukan, tingkatkan keterampilan dengan mengikuti kursus online atau mendapatkan sertifikasi dalam bidang yang relevan. Ini bisa mencakup kursus dalam manajemen proyek, pemasaran digital, manajemen media sosial, tugas administratif, dan lain-lain.
4. Buat Rencana Bisnis
Rancang tujuan bisnis, audiens target, layanan, struktur harga, dan strategi pemasaran. Rencana bisnis yang jelas akan membimbing upaya kamu dan membantu agar tetap fokus.
5. Buat Kehadiran Online
Buat kehadiran online yang profesional. Ini meliputi pembuatan situs web yang menampilkan layanan, keterampilan, portofolio, dan informasi kontak. Gunakan platform seperti LinkedIn untuk menampilkan pengalaman profesional.
6. Tetapkan Harga
Teliti tarif pasar untuk layanan asisten virtual dalam niche. Tetapkan tarif yang kompetitif dan wajar berdasarkan keterampilan dan pengalaman.
7. Buat Portofolio
Kumpulkan contoh-contoh pekerjaan seperti sampel tulisan, proyek desain grafis, atau pekerjaan lain yang relevan yang menunjukkan keterampilan. Portofolio ini akan membantu calon klien melihat kemampuan kamu.
8. Buat Template Proposal
Buat template untuk proposal yang menjelaskan layanan yang ditawarkan, harga, dan bagaimana kamu dapat memberikan nilai tambah bagi bisnis calon klien.
9. Platform dan Papan Pekerjaan
Daftar di platform lepas seperti Upwork, Freelancer, dan Fiverr, di mana kamu dapat membuat profil, mencantumkan layanan, dan menawar proyek yang relevan. Selain itu, pertimbangkan papan pekerjaan dan forum online di mana klien mungkin mencari asisten virtual.
10. Jaringan dan Komunikasi
Gunakan media sosial, acara jaringan, dan komunitas online untuk terhubung dengan calon klien. Terlibat dalam diskusi, bagikan keahlian, dan beri tahu orang tentang layanan.
11. Pendekatan dan Pencarian Klien
Buat penawaran yang dipersonalisasi saat mengajukan proyek. Soroti keterampilan, pengalaman, dan bagaimana kamu dapat menyelesaikan masalah atau memenuhi kebutuhan klien. Bersikaplah profesional dan responsif dalam komunikasi.
12. Berikan Layanan Prima
Saat mendapatkan klien, berikan pekerjaan berkualitas tinggi dan layanan pelanggan yang baik. Memenuhi atau bahkan melampaui harapan klien dapat mengarah pada bisnis yang berkelanjutan dan referensi.
13. Pembelajaran Berkelanjutan
Tetap terkini dengan tren industri, alat baru, dan praktik terbaik. Karena bidang asisten virtual terus berkembang, belajar dan beradaptasi akan membantu kamu tetap kompetitif.
14. Kelola Waktu
Karena kemungkinan akan bekerja dengan beberapa klien, manajemen waktu menjadi sangat penting. Gunakan alat seperti kalender, aplikasi manajemen tugas, dan perangkat lunak pelacakan waktu untuk tetap terorganisir.
15. Perluas Bisnis
Saat mendapatkan lebih banyak klien dan pengalaman, pertimbangkan untuk mengembangkan layanan, menyewa subkontraktor, atau membangun tim untuk menangani proyek yang lebih besar.
Ingatlah, cara menjadi virtual assistant di atas hanyalah sebuah gambaran untuk bisa sukses memerlukan waktu dan usaha. Membangun reputasi dan basis klien membutuhkan konsistensi, profesionalisme, dan komitmen untuk memberikan nilai.